El Mapa de Negocios es una herramienta fundamental para establecer un plan para la implementación de la disciplina Business Process Management (BPM) [1] en una organización. Básicamente consiste en un diagrama que señala las actividades que son pertinentes realizar en una determinada organización, a objeto de lograr su misión u objetivos de negocios.
Descripción
En un esquema de modelamiento de lo general a lo particular –top down- es la primera aproximación a un visión holística de un organización, la idea es que sucintamente en un gráfico queden reflejados todos los procesos de negocios que tiene que realizar dicha organización. Por otra parte, cualquier requerimiento que surja y que no tenga su correspondiente proceso incluido en el mapa, es señal de alerta ya que puede ser una necesidad infundada.
El diagrama de más abajo es el esquema que utiliza SAP para representar el Mapa de Negocios de una organización genérica
Este gráfico muestra en la columna gris los procesos de negocios y las barras de colores identifican los sub-procesos, también les denominan a los sub-procesos: Escenarios de Negocios. Este gráfico sintetiza el nivel de detalle que precisa un mapa de negocio.
¿Por qué usar el Mapa de Negocios?
La introducción de disciplina de Business Process Management (BPM), a mi juicio, tiene la mayor dificultad en la Gestión del Cambio Organizacional, que en los aspectos técnicos del modelamiento y los proyectos de implementación.
Asumiendo el aserto anterior resulta fácil de comprobar que BPM afectará a prácticamente toda la organización de alguna manera, por tanto el Mapa de Negocios puede ser una inapreciable herramienta comunicacional, que permite en términos sencillos, pero precisos, establecer el ámbito y alcance donde se aplicarán los modelos y tecnologías BPM.
También a partir del mapa se puede ordenar un Análisis de Madurez [2] de cada uno de los procesos y subprocesos a objeto de crear un portafolio de proyectos priorizados de menor a mayor grado de madurez. Este análisis es importante dado que en toda organización los procesos de negocios están funcionando –de otro modo la organización no estaría viva- y, por tanto las innovaciones a las que podría llevar BPM conviene hacerlas de a poco y no en Big Band. Esto permite ordenar y sistematizar el Mejoramiento Contínuo.
¿Cómo generar el Mapa de Negocios?
A modo de recordatorio, cuando nos referimos a Proceso de Negocios la definición implícita es:
Un proceso de negocios es una secuencia estructurada o semi-estructurada de tareas que ejecutadas en serie o en paralelo por dos o más individuos permite lograr un objetivo común[3]
Previo a la generación de cualquier modelo de Proceso de Negocios conviene tener en consideración [4]l os siguientes puntos:
- Los modelos de procesos de negocios deben mostrar vista globales y de alto nivel, por tanto no se debe caer en el preciosismos del detalle.
- La generación o revisión de los procesos de negocios se debe realizar regularmente durante el transcurso de la vida de la organización..
- Los modelos de procesos de negocios exploran el negocio propiamente tal, el ambiente externo, la estructura organizacional y, los factores críticos del negocio.
- Los interlocutores válidos –stakeholders- deben participar activamente en el desarrollo de los modelos.
Una manera de facilitar el trabajo de generación del Mapa de Negocios es utilizar la APQC’s Process Classification FrameworkSM (PCF) que es una taxonomía de procesos de negocios que permite comparar objetivamente la performance entre distintas organizaciones, este marco de referencia se comenzó a desarrollar en 1992 [5].
En el gráfico anterior los procesos de negocios se agrupan en dos categorías: Operacionales y Gestión / Soporte, como se puede ver hay identificados 12 procesos de negocios, que si Ud. los relaciona con los de su empresa verá, muy probablemente, que le sobran algunos.
Por consiguiente realizado el primer paso que es identificar los procesos propios de una organización viene, la segunda parte que es establecer cuales son los componentes o sub-procesos de cada proceso de negocios, y aquí nuevamente nos sirve la PCF, para ello baje el documento Process Classification Framework en la referencia [6].
Colofón
La generación del Mapa de Negocios es aparentemente simple, más todavía al disponer de herramientas como la Process Classification Framework. El aspecto difícil es lograr que el mapa efectivamente se corresponda con la realidad de la organización en cuestión y que sea aceptado y considerado como propio, en primer lugar, por el directorio y los ejecutivos. En resumen, generar el gráfico del mapa puede que le tome un día, que sea aceptado ya es otro asunto.
En relación a los procesos de negocios identificados en el mapa, quedan pendiente dos activiades muy importantes y que tienen que ver con la Gobernabilidad. Ellas son: asignar los Dueños de Procesos de Negocios [7] e identificar los Indicadores de Performance KPI, con los cuales se podrá medir objetivamente los procesos.
Referencias
[1] http://msaffirio.wordpress.com/2006/05/07/bpm-business-process-management/
[2] http://www.bptrends.com/publicationfiles/07-07-ART-HammersPEMM-Power-final1.pdf
[3] http://www.ultimus.com/products/BPMCloserlook.htm
[4] http://www.informit.com/articles/article.aspx?p=369399
[5] http://www.apqc.org/portal/apqc/site/?path=/research/pcf/index.html
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