BPM, ¿filosofía o tecnología?

La gestión de procesos de negocio está de moda. Después de unos años de letargo, las organizaciones han despertado con la necesidad de conocer y promover su aplicación.

J. Baixas Valls y Beatriz Sánchez http://www.iworld.com.mx

Si hacemos una búsqueda en Google con las palabras Business Process Management, encontraremos más de dos millones de citas. Este dato es el reflejo de una realidad: la gestión de procesos de negocio está de moda. Después de unos años de letargo, las organizaciones han despertado con la necesidad de conocer y promover la gestión por procesos. La morfología de un proyecto de procesos es cada vez más diversa. Se podría decir que responde a necesidades de las organizaciones, tales como la automatización de operaciones, la identificación de riesgos operativos, la implantación de controles SOX, rediseños puntuales, marcos de mejora o a la necesidad de plasmar de forma sistemática las operaciones. Pero, en la mayoría de estos casos el concepto de gestión por procesos (BPM) se utiliza de forma imprecisa.

Hace poco un estudio de Gartner repasaba los grandes mitos del BPM, resaltando que no es sólo un proyecto de mejora de procesos o una tecnología, no consiste sólo en estandarizar procesos, y sobre todo, no tiene por qué suponer un cambio crítico para el negocio. El BPM es una filosofía de gestión. Es un conjunto de principios que, tomando como eje los procesos, plantea medir los resultados obtenidos para poder controlar nuestras operaciones y tomar las decisiones adecuadas para el negocio.

Antes de embarcarse en un proyecto de BPM es recomendable dedicar un tiempo a la reflexión y definir qué se espera de la implantación de una iniciativa de esta naturaleza en una organización para que, a partir de este punto, la empresa pueda avanzar con paso seguro a lo largo de la escala de madurez BPM. En esta reflexión hace falta que participe toda la organización ya que el éxito de la misma depende únicamente de la implicación de todas las áreas del negocio. Asimismo, es también necesario avanzar en la implantación de métodos de mejora y optimización, como por ejemplo los ciclos DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) que se plantea con Six Sigma, y en la incorporación de herramientas que soporten todo el conocimiento generado en torno a los procesos (BPA - Business Process Analysis).

Inicialmente, la implantación de la gestión por procesos debe apoyarse en la tecnología disponible ya que de lo contrario sería difícil justificar en el corto plazo nuevas cargas de trabajo, y una iniciativa como ésta encontraría rápidamente la oposición de los usuarios antes de llegar a ofrecer beneficios claros. Más adelante, la implantación de una herramienta BPMS (Business Process Management System) debe garantizar la ejecución de los procesos y generar toda la información necesaria para controlar el rendimiento de los mismos, delegando en el usuario únicamente la toma de decisiones implícitas en la gestión del proceso y la definición de nuevas operaciones.

Por lo tanto, el BPM debe tratarse como una filosofía de gestión orientada a procesos, independiente de la tecnología, pero que requerirá de ésta a medida que la organización avance en la escala de madurez BPM. Si se siguen los pasos adecuados, en los próximos años, la arquitectura de procesos de negocio se convertirá en uno de los mayores activos de las organizaciones, y se cuidará con celo ya que será el responsable de la agilidad de negocio (Business Agility).

POTENCIANDO EL USO DE BPM
La incorporación de nuevas tecnologías en las organizaciones puede ser muchas veces un proceso largo y complicado, Sin embargo, en ocasiones la unión de dos tecnologías, su implantación conjunta, puede no solo simplificar su uso sino aportar importantes mejoras. Este es el caso del uso combinado de BPM con soluciones ECM. Todo proceso de negocio lleva implícito el uso de documentos en diferentes formatos y compartidos a través de diferentes canales. Existe un flujo continuo de información que hay que controlar, analizar y administrar, y que está directamente vinculado a los procesos de negocio. El desarrollo de herramientas BPM conjuntamente con soluciones ECM, mejora sustancialmente la realización de estos dos procesos.

Los beneficios de la integración de estas dos tecnologías son evidentes. Permite administrar de manera unificada las personas, los procesos y la información de una organización, y supone ventajas como la incorporación de contenidos dentro de los procesos para agilizar el trabajo de los usuarios, la posibilidad de integrar tanto a empleados como a clientes, proveedores y colaboradores dentro de ellos, una mayor trazabilidad y un menor número de errores en la información que manipulan las empresas.

La implantación conjunta de estas dos soluciones se ha convertido en el elemento diferencial de las compañías, en un momento en el que la oferta del mercado es muy amplia. Con una plataforma integrada de soluciones BPM y ECM que ha sido concebida como un entorno completamente on-line, por lo cual se puede acceder a ella desde cualquier lugar sin necesidad de una aplicación front-end. Esto supone una ventaja para aquellas empresas con personal deslocalizado o que desean involucrar a actores externos dentro de los procesos. Nuestras soluciones se adaptan a la estructura departamental de cada empresa, de manera que las ventajas competitivas relacionadas con su manera de funcionar internamente se ven reflejadas por los sistemas de información que soportan sus procesos.