Conceptos Inteligencia de Negocios - Business Intelligence

Introducción

En estos últimos años cada vez existen más estudios orientados a analizar la información como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestión empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales.La información es considerada como un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos humanos, financieros y materiales, que anteriormente habían constituido los únicos ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía: al capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información es, ahora, el cuarto recurso fundamental en la gestión y mejora sostenida de las Organizaciones.

Que es la Inteligencia de Negocios?

Es una arquitectura y colección de herramientas que buscan mejorar a las organizaciones, proporcionando vistas de aspectos de negocio a todos los empleados (estratégico, táctico, operacional) para que tomen mejores y más relevantes decisiones en menos tiempo y con la mayor información posible, brindando:

· Información correcta
· Tiempo oportuno
· Personas Correctas

Constituye una arquitectura y colección de aplicaciones operacionales y de soporte de decisiones con bases de datos que proporcionan a los usuarios de la organización fácil acceso a la data del negocio.
La Inteligencia de Negocios se direcciona principalmente en Aplicaciones y Base de Datos de Soporte a la Toma de DecisionesPersonas correctas

Componentes y Solucion de BI

Sistemas Fuentes:
Son los sistemas transaccionales que han sido diseñados fundamentalmente para el soporte de las operaciones del negocio como: Compras, Ventas, Almacenes, Contabilidad, etc. Estos sistemas deben cumplir un requisito fundamental: ya deben de estar consolidados en cuanto al registro de información de las operaciones. No sería limitante si le carece de reportes para toma de decisiones, ya que es ahí el vacio que cubrirá la Inteligencia de Negocios adicionando módulos de gestión para las decisiones operacionales.

Base de Datos Operacionales: OLTP
Los sistemas transaccionales registran o graban las operaciones dentro de las base de datos operacionales (On Line Transactional Process: OLTP). Estas datos permitirán generar información para la toma de decisiones a nivel operacional. Estas bases de datos lo que persiguen fundamentalmente son el registro de transacciones y la consistencia de los datos.

Requerimientos Estratégicos (Plan Estratégico)
Es altamente recomendable tener definido el Plan Estratégico de la Organización. En caso extremo no se obtenga, a partir de las entrevistas se pueden buscar: objetivos, estrategias, indicadores de estrategias que permitan orientar el producto a diseñar. Son bastante útiles además del plan y las entrevistas los reportes de gestión que los tomadores de decisiones poseen para medir su gestión.
Estos requerimientos estratégicos deberán contrastarse con la Base de Datos Operacional, ya que muchos de ellos se obtendrán de esta fuente. En caso no puedan ser obtenidos se recomienda re-estructurar la Base de datos y las aplicaciones, a fin de satisfacer estos requerimientos estratégicos.

ETL (Extraer, Transformar y Cargar –Poblar)
Es el componente que permitirá 2 cosas fundamentalmente
· Integrar Datos cuando se tengan distintas fuentes (Diferentes manejadores de Base de Datos)
· Llevar información de las base de datos operacionales a las base de datos dimensionales

Data WareHouse (DWH)
Es el gran almacén de datos que está estructurado para analizar la información, a diferente nivel de detalle, de todos los procesos de negocios que tiene la organización. Es la Base de Datos llamada estratégica o multidimensional. Una vez diseñadas mediante el ETL es poblada o llenada a partir de las Bases de Datos operacionales. El diseño va orientado a encontrar medidas (Por ejemplo: montos vendidos, montos cobrados, horas hombre utilizadas, etc) y dimensiones (Clientes, Productos, Tiempo, Organización, Servicios, etc).

Data Marts
Constituyen una parte de un DWH. Si un DWH está formado por todos los procesos de la organización, un Data Mart constituye un determinado proceso. Por ejemplo podríamos tener un Data Mart para Finanzas, otro para Logística. Pueden ser preparados a partir de un DWH o ser elaborados independientemente.

Tecnologias OLAP (On Line Analytical Process)
Es la tecnología que permite aprovechar como está estructurada la información de un DataMart o un Data WareHouse. Fundamentalmente es una tecnología que permitirá analizar información dinámicamente a los niveles táctico y estratégico basados en Cubos que contienen las medidas y las Dimensiones.

Minería de Datos
Constituyen algoritmos avanzados (estadísticas, inteligencia artificial) que intenta descubrir cosas ocultas en los datos capturados a lo largo de las operaciones del negocio. Es el llamado el descubrimiento del conocimiento y va direccionado al nivel estratégico directamente.

Aplicaciones para Soporte de Decisiones
Van diseñadas para cubrir las decisiones tácticas y estratégicas. En el mercado existen una serie de herramientas que permiten construir estas aplicaciones, que se montan sobre una solución OLAP o Bases de Datos transaccionales.

Sistemas de Información para Ejecutivos
Son sistemas diseñados para la alta dirección y que están basados en alertas o semáforos que indican el estado de un determinado indicador de negocio. Este indicador se le llama KPI (Key Performance Indicator). Estos estados están reflejados en símbolos como un semáforo (rojo, verde, ámbar) entre otros. Generalmente son obtenidos a partir de un Balance ScoredCard.

Fuente: http://rimenri.blogspot.com/

Enterprise 2.0 y BPM

¿Una empresa moderna y orientada a procesos?

Entrevista por Ricardo Seguel P.

Esta semana hemos querido saber cómo la nueva tendencia del Web 2.0 está impactando las empresas y la forma en que las personas realizan su trabajo. Para ello hemos entrevistado al Prof. Jaime Navón quien es especialista en temas de software, tecnologías web y en las últimas tendencias en el área.

Prof. Dr. Jaime Navón C.
Director MTIG-UC
Dep. Ciencia de la Computación
Escuela de Ingeniería
Pontificia Universidad Católica de Chile


En estos últimos 3 años hemos visto cómo el Web 2.0 ha impactado la forma de cómo las personas interctúan en la red, motivando la creación de redes sociales y comunidades, contenidos y aplicaciones (mushups) por parte de los usuarios lo cual ha generado nuevos modelos de negocios. De hecho, las empresas cada vez le dan más importancia a cómo interactúan con sus clientes (Groundswell) por medio de estas tecnologías.
También la brecha entre las aplicaciones de escritorio y las aplicaciones Web tradicionales ha sido disminuida por la riqueza y usabilidad de las tecnologías Web 2.0, por ejemplo, MS-Outlook vs. Gmail y YahooMail, MS-Office y GoogleApps, entre otros.

Además, el explosivo uso de tecnologías y servicios móviles han propiciado el aumento de usuarios del Web 2.0 lo cual ha coincidido con un cambio en cómo las personas realizan su trabajo apoyados por estas tecnologías (ver figura 1).

Figura 1: Tecnologías Enterprise 2.0

Todo lo anterior ha dado paso a una nueva tendencia en el uso de las tecnologías Web al interior de las empresas llamada Enterprise 2.0. Según Gartner, esta nueva tendencia es inevitable, ver figura 2.

Figura 2: Enterprise 2.0 es inevitable.

Sin embargo, Tom Davenport en su blog en HBR ha discutido que Enterprise 2.0 tiene característicaas similares a Knowledge Management, discutidas 15 años atrás, pero con un fuerte apoyo de las nuevas tecnologías Web.

A partir de este background, hemos discutido con el Prof. Navón algunos aspectos interesantes que son detallados a continuación:


¿Cómo impactan las nuevas tecnologías móviles (iPhone, Blackberry, Android, etc.) en la ejecución de los procesos?

En realidad el efecto de tecnologías móviles ya puede observarse en la forma de trabajar a nivel de los ejecutivos que típicamente cargan blackberries que les permiten tener email instantáneo en todo momento y lugar. En los próximos años los móviles pasarán a manos de muchas más personas involucradas en distintos procesos (fuerza de ventas viene a la mente de inmediato) proporcionando una flexibilidad sin precedentes e introduciendo formas y variaciones a los procesos tradicionales.

¿Cuál es el beneficio de las redes sociales al interior de una empresa y su impacto en el desempeño de las personas?

El acceso a una red social de fines netamente sociales como Facebook podría llegar a tener efectos negativos, tanto en cuanto a disminuir la productividad del personal como en cuanto a exponer inadvertidamente información sensible o exponer a los mismos funcionarios.
La cosa cambia radicalmente si pensamos en redes sociales orientadas a fines específicos. Por ejemplo con la tecnología actual es posible crear comunidades de práctica con facilidad. Redes profesionales como LinkedIn pueden resultar extremadamente útiles en el proceso de reclutamiento de profesionales.

Las tecnologías Web 2.0 llevadas al entorno de la empresa definen el concepto de Enterprise 2.0 ¿cuáles son los pro y los contra con respecto al desempeño de las personas?

Con respecto al desempeño de las personas pienso que en una primera etapa el uso de aplicaciones como por ejemplo Twitter podría tener efectos de baja de productividad. Sin embargo una vez que se aprende como sacar partido de las nuevas herramientas podría potenciar a las personas y permitirles hacer cosas de formas mucho más eficientes que con el email o el teléfono.
Por otro lado las aplicaciones de escritorio llevadas a la Web hacen posible por primera vez el sueño de la computación colaborativa en forma natural. El efecto en el trabajo en equipo debería ser importante.

¿Cuál cree ud. será la tecnología que tendrá mayor impacto en las empresas en los próximos 3 o 5 años para agilizar la ejecución de los procesos por parte de las personas?

La combinación de internet móvil, el contacto permanente y participativo de los clientes (principios de la Web 2.0), el surgimiento de los mashups empresariales y la incorporación lenta pero gradual de (web) semántica.

¿Cómo las tecnologías de reconocimiento de voz e IVRs (tal como Asterix) pueden ayudar a agilizar los procesos de una fuerza de venta, o de servicio al cliente o de soporte TI?

Evidentemente las mesas de ayuda consumen una cantidad significativa de recursos humanos. La posibilidad de automatizar estos procesos depende no sólo del desarrollo de este tipo de tecnología sino de la inteligencia del software que debe manejar la situación.
Un sistema con IVR podría dar un apoyo importante a un vendedor en determinadas circunstancias.
Fuente: BPM Chile

BPM, ¿filosofía o tecnología?

La gestión de procesos de negocio está de moda. Después de unos años de letargo, las organizaciones han despertado con la necesidad de conocer y promover su aplicación.

J. Baixas Valls y Beatriz Sánchez http://www.iworld.com.mx

Si hacemos una búsqueda en Google con las palabras Business Process Management, encontraremos más de dos millones de citas. Este dato es el reflejo de una realidad: la gestión de procesos de negocio está de moda. Después de unos años de letargo, las organizaciones han despertado con la necesidad de conocer y promover la gestión por procesos. La morfología de un proyecto de procesos es cada vez más diversa. Se podría decir que responde a necesidades de las organizaciones, tales como la automatización de operaciones, la identificación de riesgos operativos, la implantación de controles SOX, rediseños puntuales, marcos de mejora o a la necesidad de plasmar de forma sistemática las operaciones. Pero, en la mayoría de estos casos el concepto de gestión por procesos (BPM) se utiliza de forma imprecisa.

Hace poco un estudio de Gartner repasaba los grandes mitos del BPM, resaltando que no es sólo un proyecto de mejora de procesos o una tecnología, no consiste sólo en estandarizar procesos, y sobre todo, no tiene por qué suponer un cambio crítico para el negocio. El BPM es una filosofía de gestión. Es un conjunto de principios que, tomando como eje los procesos, plantea medir los resultados obtenidos para poder controlar nuestras operaciones y tomar las decisiones adecuadas para el negocio.

Antes de embarcarse en un proyecto de BPM es recomendable dedicar un tiempo a la reflexión y definir qué se espera de la implantación de una iniciativa de esta naturaleza en una organización para que, a partir de este punto, la empresa pueda avanzar con paso seguro a lo largo de la escala de madurez BPM. En esta reflexión hace falta que participe toda la organización ya que el éxito de la misma depende únicamente de la implicación de todas las áreas del negocio. Asimismo, es también necesario avanzar en la implantación de métodos de mejora y optimización, como por ejemplo los ciclos DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) que se plantea con Six Sigma, y en la incorporación de herramientas que soporten todo el conocimiento generado en torno a los procesos (BPA - Business Process Analysis).

Inicialmente, la implantación de la gestión por procesos debe apoyarse en la tecnología disponible ya que de lo contrario sería difícil justificar en el corto plazo nuevas cargas de trabajo, y una iniciativa como ésta encontraría rápidamente la oposición de los usuarios antes de llegar a ofrecer beneficios claros. Más adelante, la implantación de una herramienta BPMS (Business Process Management System) debe garantizar la ejecución de los procesos y generar toda la información necesaria para controlar el rendimiento de los mismos, delegando en el usuario únicamente la toma de decisiones implícitas en la gestión del proceso y la definición de nuevas operaciones.

Por lo tanto, el BPM debe tratarse como una filosofía de gestión orientada a procesos, independiente de la tecnología, pero que requerirá de ésta a medida que la organización avance en la escala de madurez BPM. Si se siguen los pasos adecuados, en los próximos años, la arquitectura de procesos de negocio se convertirá en uno de los mayores activos de las organizaciones, y se cuidará con celo ya que será el responsable de la agilidad de negocio (Business Agility).

POTENCIANDO EL USO DE BPM
La incorporación de nuevas tecnologías en las organizaciones puede ser muchas veces un proceso largo y complicado, Sin embargo, en ocasiones la unión de dos tecnologías, su implantación conjunta, puede no solo simplificar su uso sino aportar importantes mejoras. Este es el caso del uso combinado de BPM con soluciones ECM. Todo proceso de negocio lleva implícito el uso de documentos en diferentes formatos y compartidos a través de diferentes canales. Existe un flujo continuo de información que hay que controlar, analizar y administrar, y que está directamente vinculado a los procesos de negocio. El desarrollo de herramientas BPM conjuntamente con soluciones ECM, mejora sustancialmente la realización de estos dos procesos.

Los beneficios de la integración de estas dos tecnologías son evidentes. Permite administrar de manera unificada las personas, los procesos y la información de una organización, y supone ventajas como la incorporación de contenidos dentro de los procesos para agilizar el trabajo de los usuarios, la posibilidad de integrar tanto a empleados como a clientes, proveedores y colaboradores dentro de ellos, una mayor trazabilidad y un menor número de errores en la información que manipulan las empresas.

La implantación conjunta de estas dos soluciones se ha convertido en el elemento diferencial de las compañías, en un momento en el que la oferta del mercado es muy amplia. Con una plataforma integrada de soluciones BPM y ECM que ha sido concebida como un entorno completamente on-line, por lo cual se puede acceder a ella desde cualquier lugar sin necesidad de una aplicación front-end. Esto supone una ventaja para aquellas empresas con personal deslocalizado o que desean involucrar a actores externos dentro de los procesos. Nuestras soluciones se adaptan a la estructura departamental de cada empresa, de manera que las ventajas competitivas relacionadas con su manera de funcionar internamente se ven reflejadas por los sistemas de información que soportan sus procesos.